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FLEXIBILIDAD HORARIA: Mejora la satisfacción y la productividad

RelojHay ciertas acciones a llevar a cabo en nuestras empresas con el objetivo de reducir la carga mental y mejorar la satisfacción y la productividad de nuestros trabajadores que son tan sencillas de llevar a cabo, a nivel organizativo, como rentables, a nivel económico. Sin duda una de esas acciones es las Flexibilidad Horaria.

El concepto de Flexibilidad horaria hace referencia al hecho de otorgar a nuestros trabajadores la posibilidad de no tener una jornada laboral rígida en cuanto a horarios se refiere, sino que éstos se adaptan a sus necesidades y les permiten decidir, mediante de diversas opciones y dentro de unos límites establecidos y previamente acordados, sus horarios de entrada y salida del trabajo.

Además de mejorar la satisfacción y la productividad, permiten que los trabajadores dispongan de mayor autonomía para gestionar su tiempo, reduciendo los problemas de conciliación de la vida laboral y familiar.

Evidentemente, hay ciertos puestos de trabajo en los que resulta muy complejo o imposible a nivel organizativo implantar una medida de este tipo, p.e. en una cadena de montaje o en un puesto de atención directa en comercio, pero al hablar de prevención de riesgos laborales no pretendemos homogeneizar las acciones llevadas a cabo en los diferentes puestos de trabajo y departamentos de la empresa sino que lo que pretendemos es llevar a cabo en cada uno de ellos las acciones más idóneas para solucionar las problemáticas específicas de cada uno de ellos.

Entre las múltiples ventajas que reportan los horarios flexibles, tanto a los trabajadores como a las organizaciones o empresas, destacamos los siguientes:Satisfaccion

  • Mejoran la calidad de vida de los trabajadores al facilitar la conciliación de la vida personal, laboral y familiar
  • Favorecen la igualdad entre mujeres y hombres
  • Reducen el absentismo laboral
  • Aumentan la productividad en la empresa
  • Mejoran el clima laboral
  • Retienen el talento

¿Cómo ponemos en marcha esta medida?

La forma más habitual de llevar a cabo esta medida es establecer un intervalo de horas de entrada (por ejemplo entre las 8h y las 9h) y un intervalo de horas de salida (por ejemplo entre las 17h y las 18h), así los trabajadores organizan su jornada dentro de estos horarios de la forma que mejor se adapte a sus necesidades laborales y personales (entrega de informes, finalización de tareas, horarios escolares, transportes…etc.).

Sin embargo, antes de poner en marcha una medida de este tipo, es necesarios tener en cuenta una serie de aspectos que van a ser muy importantes para obtener los resultados obtenidos, tanto por parte de la empresa como por parte de los trabajadores:

  • Definir los intervalos de entrada y salida tanto para las jornadas partidas como para las continuas(por ejemplo hasta 1 hora después en la entrada y 1 hora antes en la salida)
  • Definir un tramo horario tanto en las jornadas partidas como en las continuas de obligada presencia en el puesto de trabajo
  • Definir si existe la posibilidad de comprimir el tiempo dedicado a la comida y establecer un periodo mínimo o máximo para comer (por ejemplo 30 minutos mínimo, 1 hora máximo)
  • Definir además, la forma en la que se recuperará el tiempo según las horas de entrada y salida, pudiéndose concretar por ejemplo:
    • La recuperación durante la jornada
    • La recuperación a lo largo de la semana, p.e. trabajando una tarde
    • La recuperación dentro de la quincena, p.e. trabajando varias tardes

 

OTRAS MEDIDAS A IMPLANTAR SON:

1.- REDUCCION DEL TIEMPO DEDICADO A LA COMIDA

Se reduce el tiempo dedicado para la comida, a fin de poder adelantar la hora de salida (muy común en los horarios europeos), así los trabajadores tienen más autonomía para gestionar su tiempo y pueden disfrutar plenamente de su familia y de su tiempo de ocio y desarrollo personal.

Es necesario…

  • Definir el tiempo mínimo y el máximo destinado a la comida. (por ejemplo 30 minutos mínimo y 1 hora máximo)
  • Establecer el intervalo horario para las comidas (por ejemplo de 13:00 a 15:00)
  • la Asociación para la Racionalización de los Horarios Españoles (AROE) aboga por un tiempo máximo de 45 minutos que posibilita poder tener una comida equilibrada y ligera que permita después poder seguir trabajando sin pesadez.

2.- JORNADA COMPRIMIDA

Otorga a los trabajadores flexibilidad en la distribución de las horas laborables cumpliendo siempre con las 40 horas semanales, permitiendo que cuenten con mayor autonomía para gestionar su tiempo, lo que aumenta la calidad de la atención prestada a los clientes además de la satisfacción y productividad.

Los trabajadores trabajan durante más horas durante algunos días para poder tener a cambio un día o medio día libre (generalmente viernes a la tarde).

Es necesario…

  • Planificar previamente el reparto de las horas durante las jornadas laborales
  • Definir el día en el que se trabajará media jornada

3.- JORANDA INTENSIVA ESTIVAL

Permite que durante el periodo estival (junio-septiembre) se trabaje con jornada intensiva de forma que los trabajadores cuenten con mayor autonomía para gestionar su tiempo, reduciendo los problemas de compatibilización de las responsabilidades familiares y laborales.

Es necesario…

  • Planificar previamente al inicio del año el calendario de la jornada estival
  • Definir la forma en la que se repartirán las horas a trabajar durante este periodo: por ejemplo
  • Se trabajan las 8 horas diarias adelantando la hora de entrada (de 7 a 3…etc.)
  • Se trabajan menos horas durante la jornada estival, y las horas restantes se reparten en las jornadas del resto del año

4.- FLEXIB ILIDAD EN LA ELECCION DE VACACIONES/VACACIONES ESCOLARES

Facilita la conciliación personal, familiar y laboral al posibilitar que los trabajadores con hijos o hijas en edad preescolar o escolar puedan seleccionar días de vacaciones coincidiendo con las vacaciones escolares de navidad, semana santa o verano, solventando de esa manera el problema de organización que generan las vacaciones de los y las menores para los trabajadores.

Es necesario…

  • Establecer unos periodos mínimos de preaviso para garantizar la correcta planificación del trabajo
  • Si varios trabajadores cuentan con responsabilidades familiares y no es posible el disfrute conjunto de las vacaciones, definir un calendario de turnos

5.- JORNADA COMPARTIDA

También llamada “job sharing”, consiste en compartir un mismo puesto y un mismo sueldo por varias personas (normalmente dos), p.e. sería una combinación de dos medias jornadas, aunque estas proporciones pueden variar según las necesidades de los trabajadores.

Exige, por tanto, una buena coordinación entre las personas que comparten el puesto, tanto en relación al horario laboral, como a la hora de fijar objetivos y funciones.

Es necesario…

  • Establecer los horarios de cada persona
  • Fijar objetivos y funciones para cada persona
  • Mantener una comunicación fluida
  • Realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de los objetivos del puesto

6.- BOLSA DE HORAS

Se trata de ir acumulando horas de trabajo a favor del trabajador o de la empresa a cambio de poder permutarlas posteriormente por horas o días libres o de hacer uso de ellas en casos de emergencias, periodos de mayor producción, temporadas altas, etc. sin tener que abonar horas extraordinarias.

Es necesario…

  • Fijar un número de horas máximo para la bolsa de horas y el periodo máximo de disfrute

7.- POLITICA DE LUCES APAGADAS

Cuando llega la hora de fin de la jornada laboral, las luces se apagan de forma que, los trabajadores, deben abandonar sus puestos de trabajo. Si por un motivo excepcional se necesitara prolongar la jornada se debe justificar.

Es necesario…

  • Las empresas han de ser metódicas en el procedimiento y evitar lo máximo posible las excepciones.

8.- TRABAJO EN HORARIO ESCOLAR

Consiste en diseñar un horario y un calendario compatibles con los de los hijos e hijas en edad escolar, pudiendo solicitar vacaciones, reducciones de jornada o excedencias en los periodos de vacaciones escolares y, durante el curso escolar, adaptar la jornada al horario del colegio. En estos casos el salario se reduce de forma proporcional a las horas trabajadas.

Es necesario…

  • Establecer unos periodos mínimos de preaviso para garantizar la correcta planificación del trabajo
  • Si varias personas cuentan con responsabilidades familiares y no es posible el disfrute conjunto de esta medida, definir un calendario de turnos

9.- SALIDAS POR EMERGENCIAS

Pretende dar respuesta a la necesidades urgentes de conciliación laboral y familiar, permitiendo los trabajadores a ausentarse de su puesto de trabajo por una emergencia familiar previo aviso a su responsable o, en su defecto, a algún compañero o compañera, considerándose emergencia situaciones del tipo de: un accidente, la enfermedad repentina de algún miembro de la familia o la necesidad de cubrir la ausencia de otra persona que se encontraba a cargo de un familiar en estado de dependencia. No se debe confundir esto con otro tipo de ausencias justificadas, como citas médicas, asistencia a exámenes, etc.

Generalmente, en estos casos, la empresa asume el coste de la ausencia lo que hace que ésta sea una de las medidas mejor valoradas por los trabajadores y que aumenta de forma muy significativa la satisfacción y productividad en la organización.

Conciliación laboral y familiar: TODOS GANAN

ConciliacionAfortunadamente, cada vez van ganando más peso en nuestras empresas las políticas de conciliación de la vida laboral y familiar.

En unos casos, el origen de estas políticas es cultural, es decir, se deben a la cultura empresarial propia del equipo directivo de la empresa, en otros casos se deben a las acciones que lleva a cabo la empresa dentro de sus políticas departamentales, principalmente del departamento de Responsabilidad Social Empresarial (RSE).

La RSE engloba un conjunto de acciones que la empresa desarrolla por iniciativa propia, por lo tanto son voluntarias, inicialmente sin una finalidad de rentabilidad en términos económicos pero que si resultan muy rentables en otros aspectos, p.e. a nivel comercial, ya que sirven para que la empresa mejore de forma muy significativa su imagen ante su plantilla, proveedores, clientes y ante la sociedad en general.

Ya sea debido al desarrollo de políticas de RSE o a la cultura empresarial, lo cierto es que,  mediante la implantación de medidas de conciliación de la vida laboral y familiar, lo que las empresas logran es transmitir tanto a sus clientes internos y externos como a la sociedad en general que son unas organizaciones que más allá del rendimiento económico están comprometidas e implicadas con el bienestar de las personas que las integran y/o de su entorno.

La gran mayoría de las empresas que llevan a cabo programas o medidas de conciliación de la vida laboral y familiar ponen de manifiesto los importantes beneficios que obtienen no sólo en términos de bienestar sino también en términos económicos. Es decir, TODOS GANAN, los trabajadores en términos de salud y bienestar y las empresas en términos económicos y de imagen.Universidad Complutense

Así lo pone de manifiesto el mayor estudio realizado en España con el objetivo de conocer qué medidas de conciliación de la vida laboral y familiar se llevan a cabo, analizar cuáles son los posibles costes de estas medidas -económicos y organizativos- y qué importancia dan las empresas a dichos costes.

El estudio se denomina “Las políticas de conciliación de la vida familiar y laboral desde la perspectiva del empleador. Problemas y ventajas para la empresa”, realizado por la Consejería de Empleo, Mujer e Inmigración de la Comunidad de Madrid en colaboración con la Universidad Complutense, y de él se desprenden los siguientes resultados:

Las medidas de conciliación más implantadas son:

  • abandonar el puesto de trabajo por emergencia familiar (96,45%)
  • flexibilidad en días de permiso (93,7%)
  • mantener las ventajas laborales después de un permiso largo (84,93%)
  • distribución flexible de las vacaciones (92,89%)
  • excedencia para el cuidado de personas dependientes (73,21%)
  • además son cada vez mayor número las empresas en las que no se trabaja los viernes por la tarde, las reuniones se ponen en horarios que faciliten la conciliación o con flexibilidad en los horarios de entrada y salida.

Los beneficios o ventajas mejor valoradas son:

  • mejora de la imagen de marca (92,95%)
  • mejora del clima laboral (91,63%)
  • disminución de la rotación del personal o retención de buenos profesionales (82,02%)
  • reducción del absentismo laboral (74,34%)
  • incremento de la productividad y del rendimiento de las personas (78,42%)

Principales costes económicos u organizativos son:

  • la contratación y formación de personal inexperto.
  • la redistribución del trabajo entre los compañeros.

Conciliación laboral y familiar: GARANTÍA DE ÉXITO

SimpsonsTantas veces hablamos de los aspectos negativos e inadecuados del estilo de vida actual que, esta vez, vamos a romper una lanza por éste y alabar un aspecto que va tomando cada vez mas importancia para los trabajadores y las empresas como es la conciliación de la vida laboral y la familiar.

Hoy en día, existe una preocupación muy importante por parte de los trabajadores por lograr unos niveles razonables de conciliación laboral y familiar. Las empresas, las administraciones y los agentes sociales no pueden ni deben permanecer inmóviles ante esta demanda ya que ésta inacción tiene unas consecuencias demasiado negativas tanto para los trabajadores, como para las empresas y para la sociedad.

Sin embargo, aunque las empresas no son las únicas que deben dar solución al tema de la conciliación, sí que desempeñan un papel muy importante a la hora de abordarlo ya que pueden (y deben) adoptar medidas organizativas que permitan y/o faciliten a los trabajadores que las integran lograr un equilibrio entre la esfera laboral y la personal.

Al mismo tiempo, debe ser un objetivo estratégico de las organizaciones el logro de un modelo organizativo que permita mantener o mejorar su competitividad al mismo tiempo que logran una mejora de la calidad de vida de sus trabajadores y de la sociedad y del entorno en el que se encuentran.

Como ya indicábamos en los párrafos anteriores, la inacción en este tema puede derivar en situaciones problemáticas que afectan tanto a los trabajadores como a las empresas y que se pueden manifestar bien en forma de pérdida de salud general de los trabajadores (obesidad, tabaquismo, alcoholismo, estrés, conflictividad laboral) o bien en un aumento del absentismo, del presentismo, de la rotación de personal, etc. aspectos de tienen una repercusión directa en la productividad y en la calidad de la misma.Manos felices

Por eso creemos que las empresas deben apostar por rediseñar sus modelos organizativos y productivos, de forma que posibiliten que sus trabajadores alcancen un equilibrio entre sus obligaciones laborales y sus necesidades personales como camino para el logro del éxito empresarial y el mantenimiento de la calidad y la productividad.

En definitiva, creemos que las empresas han de:

  • FACILITAR la conciliación de la vida laboral y familiar.
  • DISEÑAR E IMPLANTAR nuevos modelos organizativos y productivos orientados al logro de la conciliación de la vida laboral y familiar
  • INCORPORAR la conciliación de la vida laboral y familiar a los objetivos recogidos en sus Panes Estratégicos como medio de mejora empresarial, no solo referido a una mejora en términos de rentabilidad, eficiencia y responsabilidad social, sino referido a una mejora en términos de satisfacción y motivación del personal, atracción de profesionales cualificados, mejora del rendimiento y mejora de la salud de sus trabajadores en términos generales.