Reuniones eficaces

Cuantas veces asistimos a una reunión y, al terminar la misma, decimos, y ¡¡¡a qué hemos venido aquí ¡¡¡.

Tenemos la costumbre de organizar multitud de reuniones pero, sin embargo, estas reuniones no tienen un proceso preparatorio que  garantice que realmente sirvan para algo. Generalmente, cuando vamos a una reunión no tenemos claro ni el objetivo de la misma, ni el orden del día,  ni las acciones a llevar a cabo,  ni siquiera el horario de inicio y final.

Debido a esto, nos podemos cuestionar si realmente era necesaria la reunión o si el modo en el que se ha organizado era el más adecuado porque, muchas veces, en lugar de convocar una reunión innecesaria es mejor enviar un e-mail  o hacer una video conferencia, por ejemplo, por skype.

En caso de que esto no sea posible  y de que sea totalmente necesario celebrar la reunión de forma presencial, os recomendamos realizar una preparación previa de la misma, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1. Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
2. Tener claro quiénes son  las personas a las que va dirigida la reunión.  Sólo se debe convocar a las personas directamente involucradas en los temas a tratar.
3. Estimar la duración de la reunión. No debería exceder de una hora y media ya que más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo.
4. Reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
5. Redactar un acta y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los responsables de cada uno de ellos.
6. Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria.
7. Elegir una hora y un día que posibilite que todas aquellas personas que deban asistir, no tengan problemas de disponibilidad.
8. Enviar la convocatoria una semana antes de la reunión.
9. Preparar el espacio. Asegúrate de pedir todo el material necesario (cañón, wi-fi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.
10. Para que una reunión sea eficaz, es fundamental que haya un moderador que vele por su buen desarrollo. Tiene que empezar por leer el orden del día (el acta). El moderador debe asegurase que durante la reunión se siga el orden día y se respete el tiempo asignado a cada intervención, así como la duración acordada.
11. La fase más importantes el cierre, es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo ello deberá constar claramente en el acta).
12. El acta. Se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo, todos los asistentes deberían tomar nota durante una reunión, apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.

Estamos seguros de que, si seguís estas sencillas pautas o recomendaciones que os aportamos, lograreis alcanzar el objetivo que perseguíais al convocar vuestras reuniones y que éstas sean mucho más exitosas.